L’agenda

L’agenda

Non sono sempre sata una persona fissata con le agende, è un’esigenza nata da quando sono tri-mamma e gestisco da sola il mio lavoro. Allora ho passato ore cercando l’agenda perfetta che mi aiutasse a gestire al meglio il mio tempo, anzi, gli attimi di tempo tra le mille incombenze quotidiane.

Cosa cerco in un agenda

 

La mia agenda è la mia segretaria ma anche la mia motivatrice: mi accompagna, mi aiuta ad esser costante, mi ricorda le cose da fare ma anche gli obiettivi che mi sono posta.

Nella mia agenda ideale dovrebbe starci tutto il mio mondo: vita privata e lavorativa, piano di marketing e calendario editoriale, business plan e budget, menù settimanale e obiettivi dell’anno…

Cercavo uno strumento unico per poter gestire tutto, non troppo grande da poterlo mettere nello zaino ma nenache troppo piccolo per poterci scrivere comodamente. La carta delle pagine doveva essere spessa per poter scrivere con le penne a gel, evidenziare, disegnare con i pennarelli senza che l’inchiostro passasse sul retro del foglio.

Doveva avere una grafica semplice, minimal e pulita, le righe troppo grosse mettevano in secondo piano quello che scrivevo, le immagini colorate (che adoro) mi facevano fare viaggi mentali piuttosto che aiutarmi a concentrarmi sulle azioni da fare.

Ho provato con il bullet journal ma perdevo un sacco di tempo a disegnare piuttosto che a pianficiare e il fatto di non avere le date già scritte non mi aiutava a prendere impegni a lungo termine.

Non esiste? Facciamola!

Sono arrivata ad un punto in cui ho pensato: ok, non ho trovato quello che mi serve allora lo faccio io. Ed ora l’agenda che mi accompagna ogni giorno è in vendita qui!

 

Non basta però avere l’agenda per essere organizzati e pianificare bene. Bisogna saperla usare, deve diventare uno strumento di cui ci si può fidare completamente per liberare la testa. 

La prima cosa da fare è stabilire chiaramente a cosa ti serve e cosa ci vuoi scrivere.

Per me l’agenda è il punto di riferimento lavorativo: serve per pianificare i progetti e la comunicazione. Ho anche un calendario Google condiviso in famiglia per essere sempre aggiornata e a mia volta aggiornare gli impegni che coinvolgono altre persone, poi li trascrivo nell’agenda cartacea per non pianificare impegni in un giorno già pieno.

Uso il planner annuale per fissare i giorni di vacanza e gli impegni “esterni”; il planner trimestrale per decidere cosa fare a grandi linee durante l’anno; i planner mensili per la comunicazione (blog, social e newsletter); la sezione settimanale, l’agenda vera e propria, per avere sotto controllo con un’unica occhiata tutti i progetti in corso, gli appuntamenti e le scadenze settimanali.

Aggiungo anche post-it per segnare appunti, note, liste… che a volte si muovono di settimana in settimana.

 

Non solo agenda

Oltre all’agenda sulla mia scrivania ci sono altri due quaderni:

  • un piccolo quadernetto di Muji dove appunto tutte le idee che mi vengono in mente, che consulto regolarmente nelle giornate di pianificazione;
  • un meraviglioso quaderno di Linda Nuove Abitudini che contiene l’essenza del mio brand: vision, mission, business plan…

 Le mie regole per usare bene l’agenda:

  • scrivere tutto, subito: impegni privati e di lavoro;
  • tenerla sempre aperta in vista sopra la scrivania;
  • aggiungere divisori con linguetta per trovare subito le pagine importanti (obiettivi, piano annuale, piano del mese in corso);
  • usare un codice colore: rosso per gli appuntamenti, verde per gli impegni familiari, nero per il lavoro, blu per le note, rosa per il tempo per me;
  • barrare le cose fatte (grande soddisfazione!);
  • segnare al massimo tre attività importanti da fare per ogni giorno;
  • prendermi un momento ogni settimana per organizzare quella successiva.

La cosa più importante: fare quello che ho scritto in agenda! 🙂

Vuoi approfondire il tema dell’agenda? Ecco un link utile con i consigli di Organizzatips.

Batching

Batching

Lo sanno in pochi che ho un passato (remoto) come analista di tempi e metodi, i più sanno invece che ho un progetto di lavoro come professional organizer: Organizzatips.
Insomma l’organizzazione e l’ottimizzazione di tempi e processi produttivi fanno parte di me da quando sono entrata nel mondo del lavoro. Se poi guardo all’ambito della grafica, in soldoni, anche qui si lavora all’organizzazione di testi e immagini.

Organizzazione

Spesso mi capita di parlare di organizzazione anche con le clienti: come gestisci il lavoro? Come fai con i bambini? Come organizzi il tuo ufficio?

Le mie regole sono:

  • pochi ma buoni: semplificare su tutto: pochi strumenti ma affidabili (ti confesso che a questo punto sto ancora lavorando… ho qualche problema con la cancelleria! 😅)
  • divide et impera: dividere tutto in categorie e stabilire un posto per ogni cosa
Ad esempio una sola forbice ma ben affilata (e chiusa in un cassetto in modo da trovarla sempre… sennò finisce nel cesto dei giocattoli 😅), un unico raccoglitore per il mio progetto di lavoro così quando lavoro alle nuove idee trovo sempre tutto, soprattutto la vision per non perdere la rotta. Un unico giorno per fare tutte le cose simili tra loro, ad esempio le fotografie o i testi delle newsletter.
Quest’ultimo in particolare è, secondo me, un bellissimo metodo.
Si chiama batching e si può fare per qualsiasi cosa.
Consiste nel concentrare in uno stesso momento attività simili per ottimizzare i tempi.

Batching Come funziona?

  • prenditi un giorno per te (o più giorni se serve);
  • segnalo in agenda e non prendere altri impegni;
  • stabilisci quanto tempo hai a disposizione e in base a questo valuta cosa: potresti fare, prima in generale, poi nel dettaglio;
  • fai una lista delle cose che hai deciso di fare, cercando di mettere insieme le azioni simili o che richiedano gli stessi strumenti (es. fare le foto per instagram di novembre, preparare 5 illustrazioni, scrivere 10 post…);
  • avvisa tutti che quel giorno non sei disponibile (parenti, figli…);
  • quando arriva il giorno fai un respiro, metti una bella colonna sonora, accendi una candela, preparati acqua, tisane e snack;
  • spegni telefono e notifiche varie;
  • azione: una alla volta inizia a fare le cose che hai segnato sulla lista
  • lavora initerrottamente per il tempo in cui riesci a restare concentrata (es. 45 minuti, 1 ora) e poi prenditi 5 minuti di pausa in cui fai qualcos’altro (ma niente cellulare o e-mail);
  • a fine giornata verifica cosa sei riuscita a fare, non ti scoraggiare se non hai spuntato tutta la lista, servirà per sapere di quanto tempo avrai bisogno la prossima volta.

Per cosa si può fare:

  • scrivere i post del mese
  • impostare le newsletter per l’anno
  • scattare le immagini per i social
  • pianificare i contenuti per i social media
  • disegnare
  • lavorare al tuo più grande progetto
  • sfornare biscotti per natale 😋
Hai mai provato? Per me è una soluzione fantastica che mi permette di essere molto più produttiva.
Fai una prova e fammi sapere com’è andata.